Sebelumnya, proses bisnis mutasi eksternal dilakukan oleh Admin PT melalui PDDIKTI Admin. Namun, saat ini proses bisnis mutasi eksternal telah berpindah dan terintegrasi ke dalam platform SISTER, khususnya menggunakan menu Manajemen PTK. 

Mutasi eksternal digunakan oleh Admin PT untuk memindahtugaskan Dosen antar Perguruan Tinggi tanpa perlu menonaktifkan akun Dosen terlebih dahulu, seperti: 

  • Dosen berpindah PTN karena diangkat menjadi PNS
  • Dosen berpindah dari PTN ke PTS

Melalui menu Manajemen PTK, pengajuan mutasi dilakukan oleh Admin PT Tujuan dimana berperan untuk menarik Dosen yang bersangkutan dari PT Asal atau ke PT Tujuan.

 

Di bawah ini adalah rangkuman atas panduan yang perlu dilakukan oleh Admin PT Tujuan ketika melakukan pengajuan mutasi menggunakan menu Manajemen PTK - Kelola Homebase Pendidik - Mutasi Eksternal pada platform SISTER:

 

Berikut adalah panduan selengkapnya untuk memudahkan Admin PT Tujuan melakukan proses pengajuan mutasi eksternal Dosen terkait melalui SISTER: 

 

  1. Admin PT mengakses laman https://sister.kemdikbud.go.id/. Masukkan Username/Email dan Password Anda sebagai Admin PT Tujuan. 
  1. Pada halaman utama dashboard SISTER, pilih menu “Manajemen PTK” dari menu bar sebelah kiri platform SISTER Anda. Pada kolom ‘Kelola Homebase Pendidik’, klik tombol “Selengkapnya”. 
  1. Sebelum melanjutkan perubahan homebase pendidik eksternal, pastikan Admin PT sudah melampirkan data dan dokumen yang sesuai dan dibutuhkan. Jika sudah, Admin PT dapat melanjutkan dengan klik tombol “Proses Mutasi Eksternal”.
  1. Admin PT akan diarahkan pada halaman utama ‘Manajemen Ajuan Mutasi Homebase Eksternal’. Terdapat beberapa pengajuan mutasi berdasarkan status:
    • Draft
      Pengisian data ajuan yang belum diselesaikan prosesnya hingga selesai. Admin PT yang menekan tombol “Simpan Sebagai Draft”, akan dapat melanjutkan draft ajuan dari Dosen terkait dan tersimpan pada kolom “Draft”. 


    • Diajukan
      Data Dosen yang telah Admin PT ajukan untuk dilakukan mutasi eksternal sebelumnya.
    • Disetujui
      Menampilkan daftar pengajuan Dosen yang telah dilakukan verifikasi dan validasi kesesuaian datanya oleh Tim Validator Pusat, serta telah disetujui.
    • Ditolak
      Menampilkan daftar pengajuan mutasi eksternal Dosen yang ditolak oleh Tim Validator Pusat setelah melalui proses verifikasi dan validasi data. Lihat pada bagian ‘Keterangan Periksa’, berisikan catatan penolakan dari Tim Validator Pusat.

 

Catatan:

Terdapat Ajuan yang Ditolak oleh Validator. Ajuan yang telah ditolak tidak dapat diubah dan diajukan ulang. Silakan membuat ajuan baru dan pastikan seluruh data telah sesuai.

 

  1. Untuk membuat pengajuan mutasi homebase eksternal baru, klik tombol “Buat Ajuan Baru”.
  1. Admin PT akan diarahkan ke halaman pemilihan Dosen yang ingin dilakukan pengajuan mutasi eksternal. Admin PT dapat mengetikkan ‘Perguruan Tinggi’ dan ‘Nama Dosen’ yang dimaksud. 
  1. Pada Nama Dosen yang dimaksud, klik tombol “Ajukan Mutasi” di sisi kanan layar Anda. 
  1. Admin PT akan diarahkan pada halaman utama ‘Ajuan Baru Mutasi Homebase Eksternal’. Admin PT dapat melihat ‘Status Ikatan Kerja’ dan ‘Status Kepegawaian’ Dosen tersebut pada saat ini. 
  1. Pada bagian ‘Tentukan Tipe Dosen’, apabila Dosen tersebut dimutasi namun tidak ada perubahan tipe dosen dan status kepegawaian yang dibutuhkan dari Dosen tersebut. Maka, data yang akan digunakan adalah data yang sudah tercantum pada platform saat ini. Tanpa perlu mengubah apapun, Admin PT dapat melanjutkan ke tahap kedua dengan klik tombol “Selanjutnya”.
  1. Namun, apabila Dosen tersebut dimutasi dan perlu ada perubahan tipe dosen dan status kepegawaiannya, Admin PT dapat klik tombol “Ya” pada bagian kolom pertanyaan seperti gambar di bawah. 
  1. Pilih tipe Dosen sesuai dropdown yang tersedia pada kolom pertanyaan ‘Apakah dosen terkait adalah seorang Aparatur Sipil Negara’. (Contoh: Pilih Aparatur Sipil Negara (ASN). 

 

Catatan:

Pastikan Admin PT memasukkan tipe Dosen tersebut sesuai dengan data Nomenklatur baru.  
  1. Jika tipe Dosen yang Admin PT pilih adalah Aparatur Sipil Negara (ASN). Akan muncul kolom lanjutan untuk Admin PT perlu memasukkan Nomor Induk Pegawai (NIP) yang dimiliki oleh Dosen tersebut. Jika sudah, klik tombol “Verifikasi NIP”. 
  1. Apabila NIP yang dipilih sudah sesuai dengan data SIASN, akan muncul notifikasi ‘NIP Terverifikasi’ Pada kolom ‘Diajukan’ di bagian atas halaman akan secara otomatis menampilkan ‘Status Ikatan Kerja’ dan ‘Status Kepegawaian’ Dosen tersebut (contoh: Dosen Tetap dan PNS). Lalu, klik “Selanjutnya”.
  1. Pada halaman ‘Penugasan & Upload Dokumen’. Isi sesuai data Dosen terkait di masing-masing kolom ‘Penugasan’ terdiri dari: Program Studi Tujuan, No SK Pengangkatan, dan sebagainya.

 

Catatan:

Pastikan mengunggah dokumen yang diminta dengan menggunakan format dokumen yang telah ditentukan. Klik tombol “Unduh Dokumen Contoh” di masing-masing dokumen.

 

Serta, mohon hanya melampirkan dokumen dengan format pdf, jpg, jpeg, atau png dengan ukuran file maksimal 5 MB  
  1. Admin PT wajib mengunggah dokumen terkait sesuai dengan format yang tersedia dengan klik “Unduh Dokumen Contoh”.
  1. Setelah data telah terisi, dan dokumen telah Anda submit sesuai dengan format dokumen. Klik tombol “Selanjutnya”.

Catatan:

Dokumen yang perlu diunggah dapat berbeda-beda sesuai dengan Status Ikatan Kerja & Status Kepegawaian dari Dosen tersebut. Perlu diketahui, bahwa alur pada artikel ini menggunakan data tipe Dosen: Dosen Tetap - Non ASN

  1.  Jika terdapat dokumen yang belum tersedia, proses pengajuan dapat Admin PT dapat ditunda sementara dengan klik tombol “Simpan Sebagai Draf”.
    2. Maka, data Dosen yang telah Anda submit sebelumnya akan tersimpan otomatis meskipun Anda log out dari platform SISTER.
. 
  1. Apabila riwayat pendidikan Dosen tersebut sudah memenuhi minimal gelar S2, Admin PT tidak perlu melakukan apapun dan dapat menekan tombol “Kirim Ajuan” untuk ke proses selanjutnya. 
  1. Namun, apabila muncul notifikasi “Belum Memenuhi Syarat” pada bagian ‘Riwayat Pendidikan’. Artinya, Dosen dengan ikatan kerja (Tetap/Tidak Tetap) ini belum memenuhi syarat yang dibutuhkan yaitu minimal pendidikan S2. Jika data Dosen telah tersedia dan sesuai syarat tersebut, Admin PT dapat klik tombol “+Tambah Pendidikan” untuk menambahkan jenjang pendidikan (S2) yang dimiliki Dosen tersebut. 

Catatan:

Bagi Pengajar Non Dosen dapat melanjutkan ke tahap berikutnya dikarenakan tidak ada persyaratan pendidikan minimum.  

  1. Isi semua data yang diminta pada bagian ‘Tambah Pendidikan Dosen’. Jika data Dosen terkait sudah diisi dan sesuai, lanjutkan dengan klik tombol “Cek Data”
  1. Rangkuman data-data Dosen tersebut akan terangkum pada halaman ini. Data Dosen tersebut terkait pada data yang ada di PDDIKTI. Pastikan untuk Admin PT memeriksa kembali kesesuaian data Dosen sebelum klik tombol “Klaim Data”. 
  1. Isi data terkait ‘Bidang Studi’, ‘Gelar Akademik’, dan ‘Judul Skripsi/Tesis/Disertasi’ sesuai dengan data pendidikan Dosen terkait. Jika sudah sesuai, tekan tombol “Klaim Data”. 
  1. Setelah Admin PT mengklik “Ajukan”, Notifikasi “Diajukan” akan muncul apabila Admin PT telah klaim data Dosen. Pada tahap ini, Admin PT dan Dosen dapat menunggu dan lakukan pengecekan progress secara berkala. Saat ini, menjadi fase Tim Validator Pusat untuk melakukan verifikasi dan validasi atas pengajuan yang telah diajukan oleh Admin PT.
 
  1. Pada platform, data pengajuan mutasi Dosen terkait akan berpindah dari tahap ‘Draf’ ke tahap ‘Diajukan’. Klik menu ‘Diajukan’, akan muncul data Dosen terkait yang sudah Anda isi sebelumnya. 
  1. Admin PT dapat melihat rangkuman atau rincian data pengajuan dari masing-masing Dosen, klik tombol “Lihat Rincian”.
  1. Pada ‘Rincian Ajuan’, Admin PT dapat melihat progress secara keseluruhan pengajuan mutasi Dosen. Saat ini, proses “Diajukan” telah selesai dilakukan oleh Anda sebagai Admin PT. Jika tahap selanjutnya yaitu proses verifikasi dan validasi oleh Validator Pusat selesai dilakukan, pada bagian ‘Pusat/LDDIKTI’ akan bertanda centang biru hingga sampai ke tahap “Selesai”.

 

Berikut adalah ringkasan pengajuan mutasi homebase eksternal secara keseluruhan. Terbagi menjadi beberapa bagian:

      • Informasi Ajuan
      • Rincian Ajuan
      • Dokumen Wajib
      • Penugasan
      • Tipe Dosen & Status Kepegawaian

 

Perhatikan!

Pada halaman ‘Rincian Ajuan’ Admin PT tidak perlu melakukan apapun lagi selain klik tombol Pengajuan. Tahapan telah berlanjut ke sisi Tim Validator Pusat untuk melakukan verifikasi dan validasi pengajuan mutasi eksternal Dosen terkait.  

 

FAQ:

Q: Bagaimana jika terdapat ajuan mutasi internal, sedangkan Admin PT hendak memproses mutasi eksternal Dosen karena diterima PNS?

A: Ajuan mutasi internal tidak dapat diproses atau ditolak oleh sistem dikarenakan Dosen sudah diterima PNS dan dilakukan pengajuan mutasi eksternal.  

Q: Apakah Admin PT bisa mengajukan mutasi eksternal untuk Dosen yang masih memiliki ajuan lain di manajemen PTK dari PT asalnya?

A: Bisa, jika mutasi eksternal disetujui maka ajuan lainnya dari PT asal akan otomatis ditolak oleh sistem.  

Q: Apakah Dosen (PNS atau Non PNS) yang sedang menunggu validasi perubahan status menjadi Tugas Belajar (TuBel), boleh dibuatkan ajuan mutasi eksternal ke PT lain? 

A: Sistem akan mengarahkan Validator untuk mengutamakan validasi perubahan status menjadi Tugas Belajar (TuBel).   

Q. Dosen (PNS atau Non PNS) ingin pindah homebase eksternal, namun Admin PT Tujuan tidak dapat memproses ajuan perpindahan homebase eksternal dikarenakan PT asal tutup. Apa yang harus dilakukan Admin PT Tujuan terkait isu tersebut?

A: Admin PT dapat bersurat ke Sekretariat Dikti melalui email berikut sekretariat.dikti@kemdikbud.go.id untuk permintaan penonaktifan Dosen pada Perguruan Tinggi tidak aktif. Selanjutnya, jika sudah diproses Dosen tersebut bisa diaktifkan kembali melalui menu Alur Pengajuan Pengaktifan Kembali Dosen Oleh Admin PT di Manajemen PTK. Apabila, setelah dilakukan semua proses diatas tetap mengalami kendala, Admin PT dapat mengirimkan lampiran surat atau bukti (screenshot) surat tersebut dengan menekan tombol “Bantuan” di laman utama Layanan Dosen agar dapat ditindak lanjuti.